30/09/2025
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Formulario digitale XFIR: la rivoluzione della gestione dei rifiuti
XFIR e la rivoluzione digitale nella gestione dei rifiuti: tutto ciò che c’è da sapere
Negli ultimi anni il tema della digitalizzazione ha assunto un ruolo centrale in tutti i settori produttivi, e quello della gestione dei rifiuti non fa eccezione. L’avvio del sistema RENTRI e l’introduzione del Formulario di Identificazione del Rifiuto digitale (XFIR) rappresentano uno dei cambiamenti più significativi degli ultimi decenni in materia ambientale.
Il 13 febbraio 2026 diventa così una data da segnare sul calendario: da quel giorno l’uso dell’xFIR è diventato obbligatorio per tutti i soggetti iscritti al RENTRI, dando il via a una nuova fase caratterizzata da trasparenza, tracciabilità e maggiore efficienza operativa.
La conversione in Legge del Decreto Milleproroghe prevede la possibilità di continuare a utilizzare il Formulario anche in modalità cartacea fino al 15 settembre 2026. Resta, invece, confermato l’obbligo di vidimazione digitale per entrambi i formati, cartaceo e digitale, tramite RENTRI previa iscrizione.
Normativa di riferimento
Il framework normativo che regola l’introduzione dell’XFIR comprende:
- D.Lgs. 152/2006 Testo Unico Ambientale (TUA) – Art. 193, comma 1 stabilisce l'obbligo di accompagnare il trasporto di rifiuti effettuato da enti o imprese con un Formulario di Identificazione Rifiuti (FIR) che deve contenere i dati identificativi di produttore/detentore, trasportatore, destinatario, caratteristiche del rifiuto e quantità, garantendo la tracciabilità. Art. 188-bis, comma 1 – Disciplina del modello del formulario di identificazione del rifiuto
- D.M. 59/2023 – Disposizioni generali sul formulario di identificazione del rifiuto e regole operative per formulari e registri digitali
- Decreti Direttoriali 97/2023, 143/2023, 251/2023 – Tempi, specifiche tecniche, modalità operative.
- D.D. 319/2025 – Procedure di emergenza in caso di indisponibilità dei servizi RENTRI.
Cos’è l’XFIR e perché è una rivoluzione
L’XFIR è il nuovo formulario digitale che sostituisce la versione cartacea, mantenendone il valore legale ma introducendo vantaggi significativi:
- È un documento nativamente informatico, con estensione .xfir.
- Contiene tutte le informazioni relative alla tracciabilità del rifiuto.
- Consente aggiornamenti in tempo reale e una gestione collaborativa tra i diversi attori della filiera.
- Ogni azione è tracciata e firmata digitalmente, garantendo trasparenza e sicurezza.
Il documento si presenta come un contenitore condiviso, dove produttore, trasportatore e destinatario possono operare in base allo stato del FIR.
Perché l’XFIR è così importante?
Il cambio di prospettiva è notevole: il formulario non sarà più un semplice documento cartaceo, spesso soggetto a errori, smarrimenti e difficoltà di gestione, ma un documento nativamente digitale, pensato per essere aggiornato, consultato e firmato in modo semplice e sicuro. L’XFIR, infatti:
- raccoglie in un unico “contenitore” digitale tutte le informazioni necessarie alla tracciabilità del rifiuto;
- consente l’interazione tra produttore, trasportatore e destinatario;
- mantiene memoria di ogni modifica grazie alle firme digitali apposte in ciascuna fase;
- riduce i rischi di errori e omissioni, facilitando al tempo stesso i controlli.
In altre parole, con l’XFIR la filiera dei rifiuti diventa più trasparente e monitorabile in ogni istante.
Chi è coinvolto e quando usare il formulario digitale
La regola generale è chiara: se il produttore è iscritto al RENTRI, l’intera filiera deve utilizzare l’XFIR. Questo permette una gestione uniforme e pienamente conforme alla normativa.
Fanno eccezione soltanto i rifiuti derivanti da attività di spurgo ai sensi dell’art. 230 comma 5 del D.Lgs. 152/06, per i quali resta in uso il modello cartaceo Vi.Vi.FIR.
Per tutti gli altri, il formulario digitale diventa lo standard.
GESTIONE DEL FIR
Il viaggio del formulario: come nasce, si aggiorna e si chiude un XFIR
Una delle parti più interessanti del nuovo sistema riguarda il ciclo di vita del formulario digitale, che segue il rifiuto dal momento della vidimazione alla sua conclusione.
Ecco le fasi principali:
1. Vidimazione e creazione del formulario
Il processo parte con la vidimazione virtuale, effettuata tramite i servizi del RENTRI. Il sistema genera il file XML che diventerà la base del futuro XFIR, garantendo un tracciamento immediato.
2. Inserimento dei dati e firme iniziali
Il produttore/detentore o il trasportatore (per conto del produttore o detentore) inserisce i dati di partenza e i dati di trasporto iniziale, successivamente firmano entrambi prima di dare avvio al trasporto.
Esiste la procedura di rollback delle firme (ripristino dello stato precedente alla firma), che però è consentita solo entro 15 minuti dall’apposizione della firma stessa.
Dopo l’avvio del trasporto, NON sarà più possibile modificare i dati dell’XFIR o annullarlo.
N.B.: L’XFIR può essere annullato solo dal soggetto che l’ha vidimato se non è stato firmato o se è stato firmato solo da chi l'ha emesso, aggiungendo eventuali note firmate digitalmente per motivare le cause dell’annullamento.
3. Durante il trasporto
Il formulario può essere esibito in formato digitale o cartaceo.
Se durante il tragitto avvengono eventi significativi – come trasbordi, soste tecniche, respingimenti – essi devono essere registrati nell’XFIR, attraverso le Annotazioni, a cui si aggiungono nuove firme digitali.
4. Arrivo a destino e accettazione
Il destinatario aggiorna lo stato del rifiuto, accettando o respingendo in tutto o in parte la fornitura. Anche questa operazione richiede una firma digitale.
5. Restituzione e chiusura
Il destinatario entro due giorni lavorativi dalla presa in carico dei rifiuti o dall’eventuale respingimento invia il file XFIR completo (firmato da tutti i soggetti) agli operatori coinvolti nella movimentazione tramite i servizi del RENTRI e chiude il ciclo di vita del FIR.
Se il produttore non riceve entro i tre mesi dal conferimento del rifiuto il formulario completo dei dati inseriti dal destinatario deve comunicare all’autorità competente la mancata ricezione del formulario, ai fini dell’esonero di responsabilità ex art. 188 D.Lgs. 152/06.
5.1 Invio dati al RENTRI
Limitatamente agli XFIR di rifiuti pericolosi tutti i soggetti della filiera devono inviare a RENTRI i dati contenuti nella copia completa del FIR, firmata e sottoscritta dal destinatario con le seguenti tempistiche:
- destinatario entro 2 giorni dalla data di accettazione;
- produttore e trasportatore entro 10 giorni dalla data di accettazione a destino.
6. Conservazione digitale
Una volta conclusi, tutti gli XFIR devono essere conservati secondo le regole previste per i documenti informatici: integrità, autenticità, leggibilità nel tempo. Anche gli XFIR annullati o interrotti devono essere conservati.
XFIR per l’intermediario
Gli intermediari o commercianti senza detenzione del rifiuto, così come i Consorzi istituiti per il recupero e il riciclaggio di specifiche tipologie di rifiuti, non rientrano tra i soggetti tenuti a:
- compilare o firmare il FIR;
- trasmettere i dati del FIR al RENTRI (art. 15 del DM 59/2023).
Questo non li esclude dall’obbligo di registrazione per la tenuta dei registri ed elaborazione del MUD.
Poiché il produttore o trasportatore in fase di generazione del XFIR indica quali sono gli Intermediari interessati, questi avranno la possibilità di scaricare da RENTRI il PDF dell’XFIR e registrarlo manualmente oppure, attraverso una funzionalità dedicata, importare gli XFIR direttamente dal portale RENTRI.
Formulario digitale XFIR: un cambiamento importante, ricco di opportunità
L’XFIR non è un semplice adempimento: è un salto di qualità verso un sistema più moderno, più affidabile e più sostenibile.
Richiede attenzione, formazione e adeguamento, ma promette benefici concreti:
- meno errori
- più trasparenza
- maggiore efficienza operativa
- una filiera più integrata e controllata
Il futuro della gestione dei rifiuti è digitale. E con l’XFIR, questo futuro è già iniziato.
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